3 điều quan trọng doanh nghiệp ở TP.HCM phải biết về sổ BHXH từ 1.7

Cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH) ở TP.HCM có thông báo mới về các quy định liên quan đến việc cấp và quản lý sổ BHXH từ 1.7.2025.

Cơ quan BHXH TP.HCM hợp nhất từ BHXH các địa phương TP.HCM, Bình Dương và Bà Rịa – Vũng Tàu cũ, gọi là BHXH khu vực XXVII (hay BHXH khu vực 27) có thông báo mới nhất về quy định cấp, quản lý sổ BHXH từ 1.7. Doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ 3 nội dung sau:

Mỗi người lao động chỉ được cấp 1 mã số BHXH

Theo cơ quan BHXH TP.HCM, mỗi người lao động chỉ được cấp 1 mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, bảo hiểm tai nạn theo quy định của pháp luật.

3 điều quan trọng doanh nghiệp ở TP.HCM phải biết về sổ BHXH từ 1.7- Ảnh 1. — Doanh nghiệp, người lao động cần nắm những quy định mới về cấp và quản lý sổ BHXH

Trường hợp 1 người có từ 2 sổ BHXH trở lên, trong đó có 1 sổ chưa rà soát CV 4027 (công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14.10.2016 về việc hướng dẫn rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động) thì phải chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH nơi người lao động đang làm việc.

Đồng thời, nộp hồ sơ thông qua doanh nghiệp theo phiếu giao nhận hồ sơ 626. Đây là loại hồ sơ rà soát sổ hoặc xác nhận sổ BHXH đối với trường hợp chưa được rà soát trước đây do người lao động chưa cung cấp sổ cho doanh nghiệp. Điều kiện, áp dụng đối với sổ BHXH của người lao động đang tham gia tại doanh nghiệp đến thời điểm rà soát hoặc cơ quan BHXH nơi đang sinh sống.

Trường hợp các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau, cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền doanh nghiệp, người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ bảo hiểm tai nạn thông qua doanh nghiệp, hoặc trực tiếp vào tài khoản của người lao động, không bao gồm tiền lãi.

Trách nhiệm bảo quản sổ BHXH

Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đủ BHXH, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600. Đây là mẫu đăng ký, điều chỉnh đóng/cấp sổ BHXH… giải quyết trong 5 ngày làm việc.

Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, chuyển về doanh nghiệp trả cho người lao động.

3 điều quan trọng doanh nghiệp ở TP.HCM phải biết về sổ BHXH từ 1.7- Ảnh 2. — Người dân đến BHXH TP.HCM để giải quyết hồ sơ

Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH theo hồ sơ điện tử 600. Doanh nghiệp có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH chuyển về trả cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp chậm đóng tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm. Sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH thì doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đủ số tiền chậm đóng và lập danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH). Doanh nghiệp gửi theo phiếu giao nhận hồ sơ 620 cho cơ quan BHXH. Đây là loại hồ sơ xác nhận quá trình đóng BHXH cho người tham gia đối với sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát, trả sổ.

Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH: doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ điện tử 600 với các trường hợp đang tham gia tại đơn vị. Cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh. Trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy, kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh. Loại hồ sơ này dùng để cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ, giải quyết trong 5 ngày.

Doanh nghiệp đổi tên, đổi chỗ trong địa bàn

Cơ quan BHXH TP.HCM lưu ý, trong trường hợp doanh nghiệp di chuyển trong địa bàn khu vực, thay đổi tên thì không thực hiện xác nhận sổ BHXH.

Sắp tới, chậm nhất vào ngày 1.1.2026, sổ BHXH điện tử có giá trị pháp lý như sổ BHXH bằng giấy, được tích hợp trên VNeID theo quy định tại luật BHXH 2024 và Nghị định số 164/2025/NĐ-CP của Chính phủ. Sổ BHXH điện tử được cấp thay thế dần sổ giấy trong quản lý, tra cứu và thực hiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm.

📌 Bài viết này được đóng góp bởi người dùng và bản quyền thuộc về người dùng đã xây dựng bài viết. Bản quyền thuộc về tác giả gốc và chỉ dùng cho mục đích học tập và giao tiếp. Nếu có bất kỳ vi phạm nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để xóa nó.